Release Notes Q2 2022




Release Cycle: Automatisches Setzen des Gültigkeitsdatums deaktivieren

Innerhalb des Freigabe-Workflows kann das automatische Setzen des Datums „Gültigkeitsstart“ deaktiviert werden. Dies lässt sich je nach Objekttyp individuell im Admin-Bereich unter „Freigabezyklus einstellen“ setzen. Somit wird das Gültigkeitsdatum beispielsweise bei konfigurierten Prozessen nicht mehr automatisch auf das aktuelle Datum (+ 14 Tage) gesetzt, kann aber bei Bedarf manuell eingegeben werden.

 


Anfragemanagement: Neue Services

zukünftig: „Action Center nutzen“

Beim Anfragemanagement gibt es drei neue Features, die Ihre Arbeit zukünftig unterstützen. Die Neuerungen sorgen insbesondere dafür, dass das Anfragemanagement freier gestaltet werden kann. Sie haben nun u. a. die Möglichkeit, die Beteiligten und die zugewiesene Person frei zu wählen sowie weitere Beteiligte als zu informierende Nutzer:innen hinzuzufügen. Der Status kann frei gewählt werden (auch noch im Nachhinein von „In Bearbeitung“ zu „Neu“). Auch die transparente Darstellung von Änderungen sowie eine optimierte E-Mail-Benachrichtigung ist zukünftig möglich. Damit verbessern Sie nachhaltig Ihr Anfragemanagement und binden alle relevanten Personen mit ein.

1) Business Manager: Anfragen versenden
Im Business Manager wurde der Feedback-Workflow angepasst. Im Anfragedialog ist nun das neues Feld „Zur Info“ sichtbar, bei dem weitere relevante Mitarbeiter:innen eingetragen werden können, die anschließend über die Anfrage informiert werden (Weiteres dazu: siehe E-Mail-Benachrichtigungen).

2) Business Manager: Anfragen ändern
In der Facette „Anfragen“ können Nutzer:innen ihre Anfragen bearbeiten. Neu ist hierbei, dass eine „Änderungsnotiz“ eingetragen werden muss. Diese ist anschließend im Detail Content sichtbar. Der Status kann beliebig geändert werden, auch z.B. von „In Bearbeitung“ zu „Neu“. Dies ist unter anderem sinnvoll, wenn die zugewiesene Person geändert wird, da eine neue Person diese Anfrage zum ersten Mal erhält.

3) Business Manager: E-Mail-Benachrichtigungen
Sobald Sie Ihre Anfrage versendet haben, erhält die Person, die unter „Zugewiesen an“ eingetragen ist, eine E-Mail. Die „Zur Info“-Nutzer werden über jede Änderung in der Sammel-Mail informiert. Sie erhalten somit jeden Tag eine Mail, in der Sie über alle Änderungen in allen Anfragen informiert werden, die Sie betreffen. Als Anfragesteller werden Sie hingegen bei jeder Änderung direkt informiert.

Durch die neuen Features wird das Anfragemanagement für alle Mitarbeiter:innen viel flexibler, da mehr Beteiligte in den Anfrage-Workflow eingebunden werden können, und Änderungen transparenter sind.
Bei weiteren Fragen sowie zur Aktivierung des Features sprechen Sie bitte Ihren Admin an.

 


Subprozess-Handbuch: Neue Funktionen und Optimierungen

Nach dem ersten Update des Subprozess-Handbuchs in Q1 2022 sind für die Erstellung von Handbüchern weitere neue Funktionen verfügbar. Diese sind über Inhaltsmerkmale im Detail Content der Handbuchkonfiguration durch Ihren Administrator steuerbar. Die neuen Funktionen geben Ihnen mehr Freiheiten bei der Gestaltung Ihrer Handbücher. Die neuen Grafiken geben allen Nutzer mehr Orientierung und ein besseres Verständnis.

Entscheidend sind vor allem drei Änderungen:

1) Weitere Dokumentfunktionen können ausgeschaltet werden:

    • Steckbrief: Für Kunden, die auf Prozessebene keine Stammdaten zuordnen
    • Interaktionen zwischen Prozessen und Geschäftsobjekten

2) Grafiken
Neben der Rollen-Swimlane-Grafik können Sie zwischen der Applikationen Swimlane-Grafik und der Matrix-Grafik auswählen

3) Details der Prozessstrukturelemente:
Für eine bessere Übersicht können Sie nun auch zwischen einem Zwei-Tabellen-Layout und einem Ein-Tabellen-Layout auswählen



Optimierungen

 

  • Methode: Scope-Filter in „Status ändern“-Dialog (Hinweis: Dieses Feature ist nur nach Aktivierung durch den Admin verfügbar)
    Nach Aktivierung des Features können die Kriterien des Scope-Filters auch im Dialog „Status ändern“ hinzugefügt werden. Dem Anwender ist dies bereits vom Dialog „Attribute ändern“ bekannt, in dem die Scope-Filter-Kriterien für freigegebene Prozesse oder Objekte eingegeben werden können

  • Methode: DSGVO-Erweiterungen (Hinweis: Dieses Feature ist nur nach Aktivierung durch den Admin verfügbar)
    Im Rahmen der DSGVO sind im Detail Content neue Felder verfügbar. Für die Nutzer ist bei der Facette Produkte > Inputs/Outputs unter dem Abschnitt Beschreibung nun eine neue Attributgruppe sichtbar (DE: DSGVO Klassifizierung, EN: GDPR Classification). Darunter finden sich die Abschnitte DSGVO-Klassifizierung, DSGVO Rechtsgrundlage und DSGVO Betroffene Personen und Gruppen. Nutzer können wichtige Daten wie die Kategorie, den Verarbeitungszweck, betroffene Rollen und Gruppen und Weiteres festhalten. Weitere Felder, die ab sofort im Detail Content angezeigt werden, sind Kontrollen, Risiken, Trainings, Lerneinheiten und Normen.

    Bei der Facette Systeme ist der Abschnitt DSGVO Auftragsdatenverarbeitung sichtbar, wo auch beispielsweise Verträge hinterlegt werden können. In der Facette Prozesse kann der DSGVO-Verantwortliche festgehalten werden.

    Mit diesem Feature reagieren wir auf die steigenden Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung. Viele Unternehmen und Organisationen sind verpflichtet, Nachweise zum Datenschutz von Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter zu erbringen. Diese Informationen können im Detail Content ab sofort noch genauer dokumentiert werden.

  • Methode: Attribute von freigegebenen Prozessen ändern
    Architekten haben die Möglichkeit, über den „Attribute ändern“-Dialog essenzielle Daten von freigegebenen Prozessen zu ändern. Neu ist die Hinterlegung eines Kommentars, der den Grund der Änderung beschreibt, um somit die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dieser Kommentar ist standardmäßig ein Pflichtfeld, optional können weitere Anlagen zur Dokumentation oder Nachweispflicht hinterlegt werden.

 



Kurzmeldungen

 

Folgende Qualitätsanforderungen wurden umgesetzt:

ID

Zendesk Ticket No.

Title

Description

45984

ZD#5125

ExtConfig: Same values in dropdown

The same value appears multiple times in the dropdown

 

 

SolMan Bugfixes / Updates

Various optimizations

23461

ZD#2772

Process Matrix: Description text truncated inconsistantly

In the Customer matrix and Process matrix short Description texts are chopped whereas long texts are fully displayed.

47469

Valid: Changes to „Start of Validity“ date are not provided to WebJobScheduler after Release state is reached

46965

ZD#5252

The Chinese content is not printed in the pdf for Viewer

42443

ZD#4791

PermaLink „Link to Version“ goes always to the valid version for the Viewer when using webjobscheduler

Permalink does not navigate to the links versions but always to the „valid & released“ version

38594

ZD#4547

Status change Dialogue contains also deleted pictures from Editor graphic

The removed editor grafik is still in status change dialogue

40952

ZD#4575

ZD#4858

Change State Dialog shows attribute „Review date“ also for items where it is methodically not allowed

The attribute „Review date“ is configured only for main/sub processes, Customer journey and scenarios. Nevertheless it is shown in the change state dialog for every other item.

46763

Setting Permissions don’t work reliable

Multiple kind of data inconsistencies regarding permissions and permission-controls

47309

SolMan: Newly Created Documents from SolMan are not transferred to Symbio on library synch

45983

ZD#5132

Consolidate/Admin: Data inconsistency after consolidating expired objects

Orphaned expired repository versions still exist after consolidation and lead to data inconsistencies.

Once „DataInc“ fixed, expired object visible again in Symbio.

46640

PenTest: [S11] No file type checking for uploaded files

Uploading arbitrary file types could result in unexpecting behaviour

46901

ZD#5242

SYMX: Re-Import into same database leads to empty corrupt diagrams

Main Process diagram is not visible anymore due to invalid shapes.

31212

ZD#3691

ZD#4533

Editor Graphic: Link in organization graphic doesn’t navigate to Organization (same for systems)

In the graphical editor the link of an Organization does not lead to the respective  Organization architecture nor its Detail Content.

48427

 

Online help menu and Editor graphic: layouts broken

When activating background and outline windows, the layout is not displayed correctly.

39461

ZD#5012

PermaLinks for Variants are not working because links go to Master version

Permalinks to selection in process variant are currently not supported

44969

ZD#4714

Valid: Version hint still shown when follow-up version expired

The valid version is shown with the hint that a new version will be valid soon still in place – but there is no version available to navigate to, as it is expired.

48756

 

Symbio Core: Process management positions tooltip not renamable

The tooltip for the „Process Management Positions“ attribute is not renamable via extend configuration

49034

 

AssignedTo in Approval Workflow does not work

When opening the task board, the Approve/Reject buttons in the Detail Content are not available

48551

ZD#5405
ZD#5407
ZD#5414
ZD#5461

Change state dialog: Changes to Quality Manager or Approver are not saved when a custom Release Cycle configuration is in place

If any release cycle configurations are in place and active, the maintenance of Quality Manager / Approver via change state dialogue will not work (workaround – maintain via detail content)

48750

ZD#5424

Detail Content/AutoComplete: Selected entry in drop-down list becomes „invisible

The DropDown menu entries in the Detail Content become blanked out when the Mouse Pointer is on them

48545

Excel Data Import: old Items are not set to expired, not changed items get always a new version

48689

ZD#5413

Mail Favorites: Elements where the Expiry Workflow has been started are also included in the Favorite Mail

49382

 

Symbio Core: Distribution: Tags are not distributed/not working as filter

46788

ZD#5235

Favorite Manager: Group can only be shared with 18 users

To share the favorites with more users, a new group had to be created

20993

ZD#2079

Release workflow: Processes can be released although valid until is in the past and no warning shown in dialog

46559

ZD#5208

Role Entries: Click on the Name in one of the lists brings you to the process list in the role entry

If you click on a document, input/output etc. in the role entry in the viewer mode, you always end up at the processes.

39027

 

Release Workflow: Valid Until date can be earlier than Valid From date

48955

ZD#5454

Release Workflow: Note for start of validity / state change

If the release and validity dates are in the past, no notification of start/end of validity is displayed when logging in as a quality manager in the task board.

45795

ZD#5117 ZD#5206 ZD#5479

Workflow: InfoTasks are staying in „ToDo“ status instead of „Done“

After release InfoTasks remain in status „ToDo“ instaed of „Done“. Viewer are cannot close InfoTasks.

49768

ZD#5532

Evaluation Group for KPIs showing evaluated goals is missing

Evaluation Group for KPIs showing evaluated goals is not available

47479

ZD#5067

SYSTEMS facet: incorrect display of dependencies

If applications are mutually set in Detail Content as „Serves application“ the arrows are only displayed in one direction instead ot mutually.

24536

ZD#3013

Not all RASCI roles are shown in the process matrix when using global taks

For tasks and global tasks not all RASCI role assignments are considered in process matrix.

22246

 

Method: Customer Journey Map Steps Stereotypes not configurable

Unable to add a stereotype for the Customer Journey step

49792

ZD#5433

Chinese export file missing

docx and pdf manuals are not generated in Chinese

27564

 

Method: Capability: Process Assignment „Realizing processes“ should not allow process creation

Creation of the new processes from realizing processes is disabled. Only existing processes can be added.

22263

 

Method: Milestone: Connection direction for CTX_IS_ASSUMED is not correct