Release Notes Q2 2022

Release Cycle: Automatisches Setzen des Gültigkeitsdatums deaktivieren

Innerhalb des Freigabe-Workflows kann das automatische Setzen des Datums „Gültigkeitsstart“ deaktiviert werden. Dies lässt sich je nach Objekttyp individuell im Admin-Bereich unter „Freigabezyklus einstellen“ setzen. Somit wird das Gültigkeitsdatum beispielsweise bei konfigurierten Prozessen nicht mehr automatisch auf das aktuelle Datum (+ 14 Tage) gesetzt, kann aber bei Bedarf manuell eingegeben werden.

Anfragemanagement: Neue Services

zukünftig: „Action Center nutzen“

Beim Anfragemanagement gibt es drei neue Features, die Ihre Arbeit zukünftig unterstützen. Die Neuerungen sorgen insbesondere dafür, dass das Anfragemanagement freier gestaltet werden kann. Sie haben nun u. a. die Möglichkeit, die Beteiligten und die zugewiesene Person frei zu wählen sowie weitere Beteiligte als zu informierende Nutzer:innen hinzuzufügen. Der Status kann frei gewählt werden (auch noch im Nachhinein von „In Bearbeitung“ zu „Neu“). Auch die transparente Darstellung von Änderungen sowie eine optimierte E-Mail-Benachrichtigung ist zukünftig möglich. Damit verbessern Sie nachhaltig Ihr Anfragemanagement und binden alle relevanten Personen mit ein.

1) Business Manager: Anfragen versenden
Im Business Manager wurde der Feedback-Workflow angepasst. Im Anfragedialog ist nun das neues Feld „Zur Info“ sichtbar, bei dem weitere relevante Mitarbeiter:innen eingetragen werden können, die anschließend über die Anfrage informiert werden (Weiteres dazu: siehe E-Mail-Benachrichtigungen).

2) Business Manager: Anfragen ändern
In der Facette „Anfragen“ können Nutzer:innen ihre Anfragen bearbeiten. Neu ist hierbei, dass eine „Änderungsnotiz“ eingetragen werden muss. Diese ist anschließend im Detail Content sichtbar. Der Status kann beliebig geändert werden, auch z.B. von „In Bearbeitung“ zu „Neu“. Dies ist unter anderem sinnvoll, wenn die zugewiesene Person geändert wird, da eine neue Person diese Anfrage zum ersten Mal erhält.

3) Business Manager: E-Mail-Benachrichtigungen
Sobald Sie Ihre Anfrage versendet haben, erhält die Person, die unter „Zugewiesen an“ eingetragen ist, eine E-Mail. Die „Zur Info“-Nutzer werden über jede Änderung in der Sammel-Mail informiert. Sie erhalten somit jeden Tag eine Mail, in der Sie über alle Änderungen in allen Anfragen informiert werden, die Sie betreffen. Als Anfragesteller werden Sie hingegen bei jeder Änderung direkt informiert.

Durch die neuen Features wird das Anfragemanagement für alle Mitarbeiter:innen viel flexibler, da mehr Beteiligte in den Anfrage-Workflow eingebunden werden können, und Änderungen transparenter sind.
Bei weiteren Fragen sowie zur Aktivierung des Features sprechen Sie bitte Ihren Admin an.

Subprozess-Handbuch: Neue Funktionen und Optimierungen

Nach dem ersten Update des Subprozess-Handbuchs in Q1 2022 sind für die Erstellung von Handbüchern weitere neue Funktionen verfügbar. Diese sind über Inhaltsmerkmale im Detail Content der Handbuchkonfiguration durch Ihren Administrator steuerbar. Die neuen Funktionen geben Ihnen mehr Freiheiten bei der Gestaltung Ihrer Handbücher. Die neuen Grafiken geben allen Nutzer mehr Orientierung und ein besseres Verständnis.

Entscheidend sind vor allem drei Änderungen:

1) Weitere Dokumentfunktionen können ausgeschaltet werden:

• • Steckbrief: Für Kunden, die auf Prozessebene keine Stammdaten zuordnen
  • Interaktionen zwischen Prozessen und Geschäftsobjekten

2) Grafiken
Neben der Rollen-Swimlane-Grafik können Sie zwischen der Applikationen Swimlane-Grafik und der Matrix-Grafik auswählen

3) Details der Prozessstrukturelemente:
Für eine bessere Übersicht können Sie nun auch zwischen einem Zwei-Tabellen-Layout und einem Ein-Tabellen-Layout auswählen

Optimierungen

• Methode: Scope-Filter in „Status ändern“-Dialog (Hinweis: Dieses Feature ist nur nach Aktivierung durch den Admin verfügbar)
  Nach Aktivierung des Features können die Kriterien des Scope-Filters auch im Dialog „Status ändern“ hinzugefügt werden. Dem Anwender ist dies bereits vom Dialog „Attribute ändern“ bekannt, in dem die Scope-Filter-Kriterien für freigegebene Prozesse oder Objekte eingegeben werden können

• Methode: DSGVO-Erweiterungen (Hinweis: Dieses Feature ist nur nach Aktivierung durch den Admin verfügbar)
  Im Rahmen der DSGVO sind im Detail Content neue Felder verfügbar. Für die Nutzer ist bei der Facette Produkte > Inputs/Outputs unter dem Abschnitt Beschreibung nun eine neue Attributgruppe sichtbar (DE: DSGVO Klassifizierung, EN: GDPR Classification). Darunter finden sich die Abschnitte DSGVO-Klassifizierung, DSGVO Rechtsgrundlage und DSGVO Betroffene Personen und Gruppen. Nutzer können wichtige Daten wie die Kategorie, den Verarbeitungszweck, betroffene Rollen und Gruppen und Weiteres festhalten. Weitere Felder, die ab sofort im Detail Content angezeigt werden, sind Kontrollen, Risiken, Trainings, Lerneinheiten und Normen.
  
  Bei der Facette Systeme ist der Abschnitt DSGVO Auftragsdatenverarbeitung sichtbar, wo auch beispielsweise Verträge hinterlegt werden können. In der Facette Prozesse kann der DSGVO-Verantwortliche festgehalten werden.
  
  Mit diesem Feature reagieren wir auf die steigenden Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung. Viele Unternehmen und Organisationen sind verpflichtet, Nachweise zum Datenschutz von Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter zu erbringen. Diese Informationen können im Detail Content ab sofort noch genauer dokumentiert werden.
  
  
• Methode: Attribute von freigegebenen Prozessen ändern
  Architekten haben die Möglichkeit, über den „Attribute ändern“-Dialog essenzielle Daten von freigegebenen Prozessen zu ändern. Neu ist die Hinterlegung eines Kommentars, der den Grund der Änderung beschreibt, um somit die Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Dieser Kommentar ist standardmäßig ein Pflichtfeld, optional können weitere Anlagen zur Dokumentation oder Nachweispflicht hinterlegt werden.

Kurzmeldungen

Folgende Qualitätsanforderungen wurden umgesetzt: