Symbio schont Ihre Ressourcen

Sehen Sie Schritt für Schritt, wie einfach man Prozesse mit Symbio managen kann. Nach der Installation sind es nur wenige Schritte bis hin zur Publikation der Prozesse.

Symbio ist ein anwenderfreundliches und dabei komplettes BPM-Tool, mit dem Großkonzerne ebenso wie kleine und mittelständische Unternehmen ihre Geschäftsprozesse gestalten, managen und optimieren können – unkompliziert und schnell, bei geringen Investitionen und Betriebskosten. Das schont die Ressourcen! Die Hauptfunktionen beziehungsweise Komponenten sind folgende:

  • Unternehmensdaten erfassen: Prozessarchitekturen, Organigramme und Repository Daten anlegen und detaillieren
  • Prozesse modellieren: Prozesse definieren, detaillieren und optimieren
  • Unternehmensdaten betrachten: Grafiken aufrufen, Dokumente öffnen, Unternehmensdaten betrachten etc

Erste Schritte Symbio Web

1. Startseite: verschiedene Einstiege

Je nach Berechtigung (z.B Editor oder Viewer) kann der Einstieg über verschiedene Bereiche oder über die Suche geschehen.

2. Berechtigungskonzept (Rolle: Administrator)

Der Administrator kann in den Einstellungen die Berechtigungen für individuelle Benutzer und für Benutzergruppen einstellen. Die Benutzerdaten können auch über das Active Directory in Symbio eingespielt werden.

3. Datensprache einstellen (Rolle Architect)

Durch Klicken auf den Benutzernamen kann die Datensprache ein- und umgestellt werden.

4. Prozessarchitektur aufbauen (Rolle Architect)

Über den Einstieg Prozesse (auf der Startseite) kann eine Prozessarchitektur aufgebaut werden. Unter verschiedenen Kategorien kann eine hierarchische Struktur von Prozessen, aufgebaut aus den Elementen Hauptprozess und Teilprozess, geplant werden. Die rotmarkierten Buttons ermöglichen die Prozessarchitektur in verschiedenen Sichten zu begutachten und zu hierarchisieren.

5. Prozessdetails pflegen (Rolle Architect)

Durch Einblenden des Detail Content können Attribute des Prozesses gepflegt werden. Einfach den relevanten Prozess markieren und Informationen wie der Status, Verantwortlicher etc. pflegen.

6. Organisationsarchitektur aufbauen (Rolle Architect)

Die Organisationsstruktur wir nach dem gleichen Prinzip wie die Prozessarchitektur aufgebaut und verwaltet. In diesem Fall stehen als Organisationstypen die Organisationseinheit und die Stelle zur Verfügung.

7. Organisationsdetails pflegen (Rolle Architect)

Durch Einblenden des Detail Content können Attribute der Organisationseinheiten gepflegt werden. Einfach das relevante Element markieren und die Informationen pflegen.

8. Repository aufbauen (Rolle Architect)

Elemente wie Rollen, Inputs/Outputs, Kennzahlen, Schulungen etc können aufgesetzt und verwaltet werden. Es besteht auch die Möglichkeit Elemente zu konsolidieren. Ebenfalls kann jedem Element eine eindeutige ID vergeben werden.

9. Repository Details pflegen (Rolle Architect)

Durch Einblenden des Detail Content können Attribute für das jeweilige Repository Element gepflegt werden. Über Anlage können bspw. pdf Dokumente verknüpft werden.

10. IT - und Anforderungsstruktur aufbauen (Rolle Architect)

IT Systeme und Anforderungen können mit dem gleichen Prinzip wie die Prozessarchitektur aufgebaut und hierarchisiert werden. Im Detail Content können jeweils Attribute gepflegt werden.

11. Prozesse definieren (Rolle Editor)

Durch Klicken auf den Button grafik besteht die Möglichkeit Prozessabläufe anhand der BPMN Methodik auf der Web Oberfläche zu definieren. Durch Klicken auf ein Prozessablauf Element stehen diverse Elemente als Vorgänger und Nachfolger zur Verfügung.

12. Prozesse detaillieren (Rolle Editor)

Durch Einblenden des Detail Content können Repository Elemente mit einer bspw. Task verknüpft werden.

13. Auswahldialog (Rolle Editor)

Durch Klicken auf den kleinen Button rechts in einem Eingabefeld im Detail Content öffnet sich ein Auswahldialog der bspw. alle Rollen aus dem Repository auflistet. Die relevant Rolle die einen Task ausführt kann nun ausgesucht werden. Alternativ kann die Rolle auch gleich in das Eingabefeld in dem Detail Content gepflegt werden. Das gleiche Prinzip ist für alle Repository Elemente relevant.

14. Prozesse in den Freigabe workflow geben (Rolle Editor)

Durch Aktualisierung des Status auf Fertig zur Freigabe wird ein Freigabeverfahren ausgelöst.

15. Prozesse freigeben (Rolle Approver)

Der Approver sieht im Taskboard die Prozesse die freizugeben sind. Über den Detail Content besteht die Möglichkeit in die Prozessgrafik zu navigieren um die Prozessdaten zu prüfen. Durch Aktualisiertung des Status auf genehmigt wird der Prozess freigegeben.

16. Prozessvarianten erstellen (Rolle Architect)

Beliebig viele Varianten von freigegebenen Prozessen können generiert werden.

17. Unternehmensdaten betrachten (Rolle Viewer)

Repository Daten (in diesem Beispiel Rollen), Organisationseinheiten, Systeme etc mit vernetzten Daten können einfach und ergonomisch aufgerufen und betrachtet werden.

18. verschiedene Prozesssichten aufrufen (Rolle Viewer)

Über den rot markierten Button kann ein Prozess in verschiedene Sichten bedarfgerecht dargestellt werden.

19. Prozessdetails aufrufen (Rolle Viewer)

Rechts im Detail Content können assoziierte Daten (Rollen, Systeme, verknüpfte Dokumente etc) zu einer Task im Prozessablauf aufgerufen werden.

20. Handbücher generieren (Rolle Viewer)

Über das markierte Button können Prozess- und Organisationshandbücher erstellt und ausgewertet werden.

21. Feedback abgeben (Rolle Editor und Viewer)

Über den Detail Content ist es möglich Feedback jeweils auf Prozess- und Taskebene abzugeben. Nach Klick auf "Abgeben" im Detail content kann in dem sich öffnenden Fenster die Art des Feedbacks (z.B. Änderung) ausgewählt und ein Text verfasst werden. Der Prozessverantwortliche kann das Feedback im Hauptmenü unter FEEDBACKS aufrufen. Ebenfalls wird eine Email mit dem Feedback versendet.

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Erste Schritte Symbio Client

1. Symbio Startseite: Hilfe Buttons

Auf der Symbio Startseite sind auf der rechten Seite diverse Hilfe Buttons. Unter anderem kann ein Benutzerhandbuch, weitere Symbio Unterlagen und Kontaktdaten aufgerufen werden.

1. Symbio Startseite: Datenbank Erstellung

Durch Klicken auf Neu in der linken Leiste kann der Name der neuen Datenbank eingegeben werden. Durch Klicken des Buttons Erstellen wird die Datenbank letztendlich erstellt und man wird in die Registerkarte Prozesse navigiert.

1. Symbio Startseite: Shared storage

Durch die Einrichtung eines Shared storage können mehrere Prozessmanager/Administratoren an der gleichen Datenbank arbeiten. Datenbank markieren und via Einstellungen auf der Symbio Startseite den Speicherort (z.B. ein fileserver) der Datenbank festlegen. Nachdem die Symbio Applikation geschlossen und wieder geöffnet wurde ist die Datenbank auf dem neuen Speicherplatz ersichtlich.

2. Prozessarchitektur: Prozesshaus aufbauen

Nach Erstellung einer neuen Datenbank kann unter der Registerkarte Prozesse ein Prozesshaus aufgebaut werden. Unter den verschiedenen Kategorien kann die Prozessarchitektur als hierarchische Struktur von Prozessen, aufgebaut aus den Elementen Hauptprozess, Teilprozess, Prozessablauf und Prozessschritt, geplant werden.

2. Prozessarchitektur: Detailpflege

Via Detailpflege können Attribute des Prozesses gepflegt werden. Einfach den relevanten Prozess markieren und Detailpflege klicken. Informationen wie der Status, Verantwortlicher etc. können anschließend gepflegt werden.

2. Prozessarchitektur: Vorschau

Via Vorschau kann das Prozesshaus oder eine Prozessmodell grafisch dargestellt werden. Einfach relevantes Modell oder das gesamte Prozesshaus markieren und Vorschau klicken. Durch klicken auf ein Objekt in der Vorschau kann man sich durch die Hierarchie klicken.

3. Organisationsarchitektur: Aufbau Org. Struktur

Unter der Registerkarte Organisation kann die Organisationsstruktur aufgebaut und verwaltet werden. Als Organisationstypen stehen die Organisationseinheit und die Stelle zur Verfügung.

3. Organisationsarchitektur: Detailpflege

Via Detailpflege können Attribute von Organisationseinheiten oder Stellen gepflegt werden. Einfach die relevante Organisationseinheit oder Stellen markieren und Detailpflege klicken.

3. Organisationsarchitektur: Vorschau

Via Vorschau kann das Organigramm oder eine Organisationseinheit grafisch dargestellt werden. Einfach relevante Organisationseinheit oder das gesamte Organigramm  markieren und Vorschau klicken. Durch klicken auf ein Objekt in der Vorschau kann man sich durch die Hierarchie klicken.

4. Glossar: Aufbau und Detailpflege

Unter der Registerkarte Glossar können Glossarelemente wie Rollen, Systeme, Kennzahlen etc. aufgebaut und verwaltet werden. Via Detailpflege können Attribute des Glossarelements gepflegt werden.

4. Glossar: Konsolidierung

Beim Konsolidieren werden zwei oder mehrere markierte Objekte zu einem Objekt zusammengefasst. Der Name des neuen konsolidierten Objektes kann in dem Dialogfenster gewählt werden. Ebenso können Attribute gemischt werden.

5. Modellierung: Export Modeling Client

Das Modellieren eines Prozessablaufes findet auf Basis von MS Excel im Modeling Client statt und nicht im Symbio Architect. Hierzu wird der zu modellierende Prozessablauf in der Prozessarchitektur markiert und über den Button Prozesse exportieren in den Modeling Client exportiert.

5. Modellierung: Prozessinformationen erfassen

Im ersten Tabellenblatt des Modeling Clients können generelle Prozessinformationen vom Modellierer gepflegt oder angepasst werden.  Die gelb markierten Felder ist Pflichtfelder.

5. Modellierung: Prozessablauf definieren und detaillieren

Im zweiten Tabellenblatt des Modeling Clients kann der Prozessablauf in tabellarischer Form mit verschiedenen Objekten (z.B Ereignisse, Prozessschritte) definiert werden. Rechts neben dem Ablauf können Glossarelemente wie Systeme, Rollen etc. angelegt werden. Durch klicken in eine Zelle öffnet sich ein Eingabedialog durch den vorhandene oder neu angelegte Glossarelemente gepflegt werden können. Hierbei können auch Dokumente verknüpft werden.

5. Modellierung: Prozessgrafiken generieren

Im dritten Tabellenblatt des Modeling Clients kann der Prozessablauf automatisch grafisch dargestellt werden. Über Vorschau anpassen kann der Ablauf in vertikaler/horizontaler Sicht als Flow/Swimlane mit oder ohne Details angezeigt werden.

5. Modellierung: Import Modeling Client

Nachdem Prozesse im Modeling Client erfasst, definiert oder optimiert wurden, können sie über den Button Prozesse importieren in den Architekten eingespielt werden und sind anschließend in der aktualisierten Prozessarchitektur zu sehen oder auch unter nicht zugeordnete Prozesse. Das Glossar wird beim Import eines Modeling Clients ebenfalls aktualisiert. Nach einem Import ist es sinnvoll, ähnliche Objekte zu konsolidieren.

6. Publikation: Erstellung Handbuch

Via Dokument exportieren kann eine Prozesshandbuch generiert werden. Das Prozesshandbuch umfasst detaillierte Prozessbeschreibungen, Tabellen, Matrizen etc.

6. Publikation: Erstellung Stellenbeschreibung

Via Dokument exportieren kann eine Stellenbeschreibung generiert werden. Die Stellenbeschreibung umfasst u. a. die assoziierten Prozesse und Schulungen einer Stelle.

6. Publikation: Erstellung Prozessweb

Die Publikation des Prozesswebs erfolgt im Architect. Über den Button Web Publizierung kann die gesamte Prozess-, Organisationsarchitektur sowie das Glossar als Prozessweb publiziert werden. Hierbei kann auch der Speicherplatz und die Sprache ausgewählt werden.

7. Prozessweb: Einsteig

In das Prozessweb kann man über verschiedene Einstiege (z.B Rolle oder System) einsteigen. Klickt man unten links auf Rollen sieht man alle Rollen alphabetisch auf gelistet und kann die relevante klicken. Daraufhin erhält man die assoziierten Informationen zu der Rolle. Ebenfalls kann man oben rechts über die Suche in das Prozessweb einsteigen.

7. Prozessweb: Grafiken

Via Grafik in der Benutzeroberfläche kann die Prozessgrafik beliebig verändert werden. Der Prozessablauf in vertikaler/horizontaler Sicht als Flow/Swimlane mit oder ohne Details angezeigt werden.

7. Prozessweb: verknüpfte Dokumente

Klickt man in einem Prozessablauf auf einen Prozessschritt so sieht man in der rechten Seite die dazugehörigen Information und verknüpfte Dokumente.

7. Prozessweb: rollenbasierte Modelle

Links neben der Rolle in der Rollensicht gelangt man über “zum Modell“ zum rollenbasiertem Prozessmodell. In der Sicht sind die Prozessabläufe und Prozessschritte zu sehen in der die Rolle involviert ist.

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